Ha pasado una verdader eternidad desde entonces, pero recuerdo perfectamente la primera vez que celebré un evento y todas las cosas que hice mal. La verdad es que la inexperiencia me jugó una malísima pasada, y no olvidaré la angustia que pasé tanto los días previos al evento como durante el mismo. Sin embargo, lo que aprendí equivocándome (y con las broncas posteriores) lo grabé a fuego en mi mente y no creo que vuelva a cometer jamás los mismos errores. Os voy a narrar mi experiencia porque, si estás harto o harta de organizar eventos puede que te rías, y si no, es muy posible que aprendas algo.
Os voy a poner en situación: Lanzamiento de un producto de Microsoft, hace ya unos buenos 10 años. Escogemos a unos 20 periodistas y 20 blogueros para hacerles una demo e invitarles a comer y a merendar, respectivamente, al prestigioso restaurante Sergi Arola.
Enviamos, como siempre, la invitación al evento por email y pedimos confirmación. En muchos casos, tratándose de Microsoft y presentando las novedades de un producto como Hotmail, no hacía falta perseguir a los periodistas y blogueros para saber si al final van a poder pasarse.
La cosa transcurrió más o menos bien hasta dos días antes del evento. Fue ahí cuando empezó la odisea.
Cuando me preguntó mi jefa cuál era el presupuesto de la pantalla y del proyector se me dibujó una mueca de pánico en la cara. ¿Pantalla? ¿Proyector? Se me había olvidado completamente encargarlos, así que tuve que llamar a toda prisa a los proveedores, pedirles mil perdones y encargar el tamaño de la pantalla totalmente a boleo, porque se me había olvidado medir la superficie donde iba a colocarse.
A continuación me preguntaron por el “tema enaras”. Ena… ¿qué? Tuve que mirar en Google qué era eso de las enaras y resulta que eran aquellos roll ups que se ponían en los eventos a veces. Corre que te corre a llamar a Microsoft para pedirles las enaras.
Pero eso no es nada. El primer gran problema fue cuando me di cuenta de que había equivocado el nombre de la calle en la convocatoria de prensa. En lugar de la calle “Zurbano” puse la calle “Zurbarán”. Cuando envié el recordatorio de la convocatoria lo envié bien… pero serían muchos los periodistas que no leerían este segundo correo de convocatoria.
Día del evento. Y la cosa solo iría a peor.
Los periodistas llegaban cabreados al restaurante después de haber tenido que dar cien vueltas para aparcar (se me había olvidado poner en la convocatoria dónde había un parking cercano). Otros muchos venían de la calle Zurbarán… tarde y todavía más cabreados.
No sabía quién era nadie. No me había molestado en buscar sus fotos o información sobre ellos, y era evidente cuando llegaban que no sabía quién eran. Y encima, se me había olvidado en la oficina la lista de periodistas que habían confirmado y sus teléfonos de contacto. Esto supuso dos nuevos problemas: uno, las confirmaciones eran un caos y, segundo, tuve que “liarla parda” (Si me permitís la expresión) para llamar a los periodistas que no habían venido y confirmar que no estaban perdidos en la calle Zurbarán.
El wifi también fue un medio problema. Ahora, tanto los blogueros como los periodistas twittean, y durante los cinco minutos previos a la presentación pensábamos que el wifi no iba a llegar ni al ordenador del ponente, porque la pantalla la habíamos colocado al fondo del local (donde la pusimos improvisadamente) y era donde había menos cobertura. A pesar de que fue una falsa alarma, anoté mentalmente: para la próxima, llevo un pincho (USB) con wifi de backup. Ah, y llevar un alargador para poder enchufar todos los equipos necesarios. (Tuve que pedirlo al restaurantes y tuve mucha suerte de que tuvieran uno).
Cuando parecía que ya no se podían torcer más cosas, se sentaron los periodistas a comer. Y algunos se tuvieron que levantar antes de llegar al postre porque había escogido un menú demasiado largo y no podían quedarse más tiempo.
Cuando entregaba ya los regalos a los últimos blogueros rezagados aquella noche no me podía creer que ya hubiera pasado todo. Sabía que la bronca que me iba a comer al día siguiente no iba a ser pequeña, y me fui a casa con un sentimiento de derrota importante.
La bronca me la comí, obviamente, y eso que ni el cliente ni los periodistas se enteraron (hasta ahora) de las dificultades que habíamos sufrido.
Eso sí, las lecciones que aprendí se me quedaron grabadas a fuego y el siguiente evento que celebré transcurrió sin sobresaltos y sin ningún problema. El cliente nos felicitó tanto en persona como por escrito y los blogueros y periodistas también nos comentaron que estaban muy contentos tanto con el producto como con la celebración del evento, en el que se lo habían pasado fenomenal. Más tarde, cuando hube cogido confianza con algunos de los asistentes, me confesaron que no se habían dado cuenta de casi nada de lo que había ido mal (salvo los que no llegaron al postre, claro). Mi equipo me ayudó a salvar el día.
A la mañana siguiente en la agencia, me hice una lista de todas las cosas que tenía que tener en cuenta cuando celebraba un evento: ¿Necesito wifi? (Si lo necesito llevar un USB de backup por si acaso) ¿Necesito fotógrafo? ¿Necesito enaras? ¿Cuánto tiene que medir la pantalla? ¿Dónde voy a colocar el proyector? ¿La luz es óptima para la proyección? ¿Se escuchará bien o se van a necesitar micrófonos? ¿Hay música ambiente? ¿Nos dejan quitarla para la presentación? ¿Llevo la lista de asistentes, sé quiénes son o he visto fotos para reconocerles? ¿Llevo la lista de teléfonos para contactar a los que han confirmado? ¿Tengo un alargador por si acaso los cables no llegan y un ladrón por si necesitan enchufar varios ordenadores? ¿El catering es adecuado? ¿Llevará mucho tiempo servir todo el menú? ¿Están todos los datos correctos? ¿He enviado el recordatorio del evento un día antes? ¿La convocatoria lleva especificado dónde hay un parking cerca? ¿Está mi teléfono móvil en la convocatoria por si surgiera algún problema? ¿Tengo regalos de sobra por si alguien viene acompañado o aparece un periodista por sorpresa, no dejarle sin regalo?
Estas son las cosas que hay que revisar una y mil veces antes de realizar un evento, y es muy recomendable tener un checklist genérico que luego podamos adaptar a cada uno de los eventos dependiendo de las particularidades del mismo.
Espero que hayáis aprendido algo o por lo menos, haberos arrancado una sonrisa.
¡Hasta pronto!
Marketing, luego existo 